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2011年7月8日

[ToBii Flashback] 前置作業二三事


ToBii - Taiwan OsiriX-Based Imaging Informatics Workshop


ToBii(或可發音為 to be),是「Taiwan OsiriX-Based Imaging Informatics Workshop」的簡稱。

秀傳醫療體系黃明和總裁邀請日本神戶大學杉本真樹醫師(Dr. Maki Sugimoto),在第二屆台灣核子心臟研討會(The 2nd Taiwan Nuclear Cardiology Symposium,TNCS)演講 OsiriX 在 augmented and mixed reality 的臨床應用。

除此之外,總裁也希望杉本真樹醫師可以跟秀傳亞洲遠距微創手術中心有所交流,因為微創中心醫學影像研究部劉楷哲主任所率領的團隊,亦有 augmented reality 的相關應用。因此,從原本邀請一位日本外賓在 The 2nd TNCS 的單場演講,變成一個小型工作坊會議

這是我第一次舉辦工作坊會議,而且熱情的杉本真樹醫師還邀請 Newton Graphics 菅野忠博社長以及三谷商事株式會社兩位代表前來參加,複雜度瞬間從單一日本外賓便成四位日本外賓。

除了杉本真樹醫師與菅野忠博社長各自發表演說外,劉楷哲主任亦提議由他與陳榮泰研究員也擔任兩場演講,與大家分享微創中心醫學影像研究部的成果,同時也邀請中央大學機械工程學系賴景義教授共同發表最新應用。

最後,再由杉本真樹醫師在秀傳亞洲遠距微創手術中心三樓高規格設備的 OR1 手術室實機展示。因此,ToBii Team 的規劃必須有所調整。

ToBii 議程文件


由我製作的 ToBii 議程第一頁,摒棄以往單調黑白色系的議程表列清單,嘗試多種豔麗色彩調和出活潑輕鬆氛圍。


由我製作的 ToBii 議程第二頁,延續第一頁風格,摘要描述工作人員以及講者的介紹。


因為 ToBii 這次風格走向是「小而美」,算是這類議題的試金石,再加上人力須以 TNCS 為主,因此每個人的工作執掌務求清楚明晰,彼此不失連結。ToBii Team 的編制規劃,我大致上分為:

核醫組


由我負責多向統整、溝通等事宜,外加所有 ToBii 文件編製。首先,懇請洪光威主任向葉永祥院長申請彰化秀傳日文秘書謝妙怡小姐的協助,由她負責所有日本外賓的接待與日文聯繫,從入境到出境一切包辦,意即台日往返機票、台灣當地食宿交通、會場接待安排等事項。

從日籍外賓的角度來看,有日文秘書居中協調,語言親切,溝通無礙,同時也可以透過妙怡的解釋,以求盡力符合台日雙方禮俗,賓主盡歡。

另外,彰濱秀傳核醫秘書王鈺婷小姐負責體系內相關經費申請與公文撰寫等事項,若無鈺婷作為後盾,ToBii 勢必失敗。

再來就是 TNCS 大會秘書邱冠菁小姐負責 ToBii 與 TNCS 之間的溝通,因為 ToBii 是屬於 TNCS 下的小型場次,沒有冠菁作為 TNCS 與 ToBii 之間的橋樑,ToBii 諸多細節必定窒礙難行。

由我製作的 ToBii 內部運作工作表

這份文件以時間軸與日本外賓行程為主,列舉 ToBii Team Members 應該在哪個時段負責哪些事,是給內部成員掌控時間與流程,當然也要精心美編。因為杉本真樹醫師多次來台,加上他在日本的行程緊湊,台日往返班機時刻由其選擇。從杉本真樹醫師選擇的時間點來看,無法為其介紹台灣文化,這點較為可惜。

因此,誠意更是不能少。一開始由我和妙怡到機場親自接機,最後我在飯店門口自備伴手禮為其送行,誠摯表達我方心意。


由我製作的日本貴賓行程表

雖然內部運作工作表已經詳述日本外賓的相關時程,但是有些資訊其實日籍外賓並不需要知道。因此,特地使用英文版本,為其量身訂做另一份來賓行程表,讓其確切知曉各項行程時間點以及我方陪同人員名字。

因為時間緊迫,無法製作日文版本,以及附上我方人員相片,較為可惜。


影研組


劉楷哲主任領軍,偕同賀友林高專與陳榮泰研究員負責 ToBii Workshop 當日會場各種準備事項事項,包括場地規劃、軟硬體設置、接待清華大學與中央大學貴賓、OR1 設置、報名人數統計與印製來賓名牌等,另一研究員 Mr. Anant S. Vemuri 負責攝影,行政主任廖敏斐小姐當日也大力幫忙各項細節問題。

因為我當日中午至下午時段,必須擔任 TNCS 座長以及「Emory Cardiac Toolbox」演講,擔心衝堂,因此 ToBii 當日的 moderator 由劉楷哲主任全程負責,相當辛苦。

另外,當日簽名表的相關建議由影研組提出,包括內含諸位已知的院內院外佳賓的大名,相當貼心。當然,由我來繪製設計。


蔡依橙醫師分享研討會籌備心得


籌辦 ToBii 的過程,相當冗長繁瑣,幸有蔡依橙醫師分享研討會籌備心得:「如何辦好一個國際研討會:TICCS籌備回顧 Part 1 - 整體思考、外賓與本地講者」與「如何辦好一個國際研討會:TICCS籌備回顧 Part 2 - 課程設計、觀眾、籌備團隊與領導人」兩篇文章作為參考標竿,使 ToBii 客製化與最佳化上便利不少。

雖然許多籌劃項目無法媲美 Taiwan International Cardiovascular CT Symposium 的規模,但是我相信 ToBii 只是一個開始,而且驗證這兩篇文章所提各項方案的可行性與可重複性。

ToBii 雖小但美,總裁、副總裁、副院長、部長、醫師、資訊與秀傳同仁等人都來參加外,清華大學與中央大學教授與研究生也來捧場,足感心啊​!